Essere produttivo VS essere impegnato: le differenze

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Andrea Mangano

Nel mondo odierno avvertiamo il costante bisogno di essere attivi ed occupati nel fare qualcosa.

Sempre più spesso ci definiamo impegnati, come se fosse un distintivo di merito che ci fa sentire socialmente accettati ed importanti.
Molti tuoi amici ti risponderanno che sono impegnati quando chiederai loro come va e, probabilmente, tu farai lo stesso con loro.

C'è la convinzione (sbagliata) che essere impegnati equivalga ad essere produttivi. Se siamo tutti occupati, perché a fine giornata solo alcune persone hanno più risultati di altre? Perché alcune progrediscono nei loro obiettivi e altre rimangono al punto di partenza?

In questo articolo ti elenco le principali differenze tra l'essere occupati e l'essere produttivi, per far sì che lavori meno, in maniera intelligente ed orientato agli obiettivi.

Lavorare con uno scopo preciso

Quando sei impegnato, ma non lavori con un preciso fine, i tuoi sforzi potrebbero non essere del tutto giustificati. Non importa se dai il massimo dell'impegno o se sei alimentato dalla continua voglia di migliorarti, spenderai tempo ed energie per sentirti comunque insoddisfatto.

Le persone produttive hanno un obiettivo ben preciso. Tutte le loro attività sono coordinate per raggiungerlo in un dato tempo. Lo scopo finale giustifica le scelte iniziali ed in itinere, i cambi di programma e le imperfezioni.
Potresti non aver fatto tutto al meglio nella giornata appena trascorsa, ma sentirti comunque appagato e fiero di avere ottenuto il risultato sperato.

Se vuoi essere produttivo, non devi mai confondere l'avere uno scopo con l'avere da fare.

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Definire poche priorità

Sarebbe fantastico riuscire a fare tutto e al meglio, ma la nostra attività è limitata dalle risorse e dal tempo a disposizione. La nostra concentrazione, la nostra motivazione e le nostre forze fisiche sono batterie con un carico energetico quotidiano.

Nel tentativo di essere più produttive, le persone "impegnate" stilano lunghe (ed irrealistiche) liste di attività. Iniziano spesso a lavorare senza un programma ben preciso che tenga conto delle reali necessità e, non di raro, prendono in carico più attività contemporaneamente. Si sbattono tutto il giorno, faticando inutilmente per non lasciare indietro nulla.

Se vuoi essere produttivo definisci poche priorità ogni giorno. Le persone produttive distinguono bene ciò che è urgente da ciò che è importante. Molte attività sembrano improrogabili (o ci vengono poste come tali), ma non sono realmente rilevanti.

Focalizzati su un'attività per volta evitando di lavorare contemporaneamente su più fronti. Il multitasking non giova alla mente, disperde la tua attenzione e le tue energie.
Lavorare contemporaneamente su più attività non solo genera frenesia, ma crea l'illusione di essere super produttivi e poter concludere tutte le attività insieme in minor tempo. La realtà è che lavorerai su mille cose durante la giornata, ma riuscirai a concluderne poche.

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Essere efficaci oltre che efficienti

Per essere produttivo devi essere efficace. È necessario che preservi il tuo tempo e la tua attenzione per le attività importanti. Ciò vuol dire che devi drasticamente ridurre le distrazioni ed il numero di questioni che ti coinvolgono. Quando incombe una richiesta esterna non prioritaria, trova un modo gentile per posticiparla o, semplicemente, per dire di no!

Ti hanno programmato l'ennesima riunione dove verranno ripetute le solite cose? Trova una scusa per non andare e qualcuno che ti possa riassumere in poche parole.

Se ti viene chiesto aiuto o devi comunicare qualcosa ai tuoi colleghi, vai subito al problema o alla questione. Risparmierai tempo e lo risparmierai agli altri. Le persone produttive tendono ad essere concise e a non divagare; vogliono che gli altri siano produttivi come loro e le incoraggiano sempre a lavorare con metodo ed in maniera efficace.

Non devi necessariamente essere super impegnato, ma devi sempre assicurarti che il tuo lavoro porti un reale valore. Impiega le tue energie e le risorse di cui disponi per completare attività rilevanti rispetto all'obiettivo finale e promuovi quelle che possono garantirti un ritorno maggiore sul tempo investito.

A fine giornata racconterai i risultati raggiunti e non di quanto tu sia stato oberato dal lavoro.

Non c'è niente di così inutile come fare in modo efficiente ciò che non dovrebbe essere fatto del tutto.
— Peter Drucker
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Lavorare in modo intelligente

Lavorare tanto non corrisponde a lavorare meglio, né tantomeno ad essere più produttivo. Le persone "impegnate" vogliono lavorare con persone altrettanto impegnate come loro; si aspettano che si lavori almeno il numero di ore stabilito (meglio se di più) e non sempre si preoccupano della reale produttività. Lavorano duramente, ma spesso in maniera disorganizzata e senza fare analisi a priori, ponendo l'attenzione su dettagli non rilevanti.

Per fare la differenza ed essere produttivo, lavora in maniera sistematica. Non agire in modo casuale mentre svolgi le tue attività, ma segui un metodo e vai per ordine.
Quando il compito non è ben definito, fai chiarezza prima di agire.
Questo ti permetterà di completare le attività più agevolmente, di commettere meno errori ed evitare ritardi dovuti alla non totale comprensione dell'incarico.

Una persona produttiva non lavora più del necessario e fa di più con meno lavoro, premia il lavoro intelligente al lavoro duro. È sempre guidata dall'obiettivo e non cade trappola del perfezionismo fine a se stesso.

Lavorare in modo intelligente, vuol dire anche prendersi le giuste pause e l'adeguato riposto per recuperare tutte le energie. Evita quindi di lavorare troppo e fino a tardi. Come per i muscoli del nostro corpo, lavorare troppo senza riposto, è controproducente.

Punti chiave ed azioni

  • Non limitarti ad impegnare la tua giornata, ma investi le tue energie per creare valore.

  • Lavora con un obiettivo preciso e coordina le tue attività per raggiungerlo in un tempo prestabilito.

  • Non stilare irrealistiche liste di attività per la tua giornata impegnando le tue risorse in maniera eccessiva e non mirata.

  • Definisci poche priorità ogni giorno ed una cerchia ristretta di attività ad esse relative.

  • Non cadere trappola del perfezionismo, ma tieni sempre presente il risultato che vuoi raggiungere.

  • Impiega il tuo tempo e la tua attenzione per attività importanti, lavorandone una per volta.

  • Non lavorare in modo casuale, frettoloso, senza un metodo e un criterio.

  • Tendi a raggiungere il massimo senza lavorare più del necessario. Premia sempre il lavoro mirato ed intelligente al duro lavoro.

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Andrea Mangano

Mi chiamo Andrea, lavoro nel mondo digitale.
Negli ultimi otto anni ho intrapreso numerose sfide personali ed imprenditoriali. Ogni giorno mi impegno affinché la mia quotidianità sia il riflesso del mio desiderio e non una passiva routine. Miro ad essere sempre più padrone del mio tempo e consapevole delle mie scelte.

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