Stress da eccessiva pianificazione: 7 consigli per evitarlo

Prima di svelarti qualche buona abitudine da coltivare nel futuro, dovrai accettare di fare un piccolo passo indietro.

Apri la tua agenda ed elimina dalla tua programmazione tutte le attività a cui non corrisponde una reale necessità o urgenza. Fallo anche nel caso in cui tu abbia già preso un impegno. Non limitarti a spostarle avanti nei giorni (ti ritroverai di nuovo con l'acqua alla gola!), ma posticipale ad una data da definirsi. Se un domani dovessero diventare importanti, sarà allora che ti occuperai di gestirle.

Ok, quante ne hai già eliminate?

So che, al primo sguardo, tutte le attività potrebbero sembrarti necessarie e perciò faticherai a rimuoverle. Per questo ti chiedo di valutarle con maggiore obiettività, considerando quali vantaggi avresti nel completarle.

Ci sono cose per cui non vale la pena impegnarsi perché il valore guadagnato, non giustifica il tempo perso!

Rimuovendo i compiti irrilevanti, esegui un'azione correttiva sulla tua pianificazione che non risolverà di certo tutti i tuoi problemi, ma che che ti darà un beneficio immediato. Ti ritroverai improvvisamente del tempo per pensare e la consapevolezza che, se non al 100%, puoi avere il controllo sui tuoi impegni per gran parte di essi.

Fatto questo, guarda avanti. Quando inserirai il tuo prossimo impegno, riservati un intervallo di tempo libero da 15 a 30 minuti dopo ogni attività. Essi ti saranno utili per prenderti una pausa e prepararti mentalmente al successivo compito.

Evita però che divengano il cuscinetto per assorbire i ritardi dovuti allo svolgimento delle attività precedenti. Ma per scongiurare che accada (quasi del tutto), ti dirò di più a breve.

Un'attività può essere portata a termine in più o meno tempo. Ciò potrebbe dipendere dalle tue naturali capacità, dall'esperienza e anche da fattori esterni.

Riuscire a dare una stima temporale ad un dato compito è abbastanza difficile, a meno che sia un'attività di routine. In questo caso, potresti calcolare una media del tempo occorrente a cui sommare una percentuale di errore dovuta agli imprevisti.

Questa è in generale una buona prassi per ogni stima. Per stare sereni, è sempre meglio considerare una quantità di tempo maggiore anche quando siamo abbastanza certi dei tempi necessari, fino a raddoppiare il tempo ipotizzato se non hai mai affrontato quell'attività.

Penserai che ciò potrebbe indurti ad uno spreco di tempo qualora portassi a termine le attività in un tempo minore. In realtà, il tempo per riprendere le energie non è mai sprecato. Puoi sfruttarlo per una pausa caffè se ne hai necessità, puoi investirlo per anticipare con serenità il prossimo compito o, addirittura, dedicarla a qualcosa che ti appassiona e ti rilassa. Ad esempio, se ami disegnare, porta con te un blocco note e una matita e utilizzali negli intervalli di tempo.

L'efficacia del tuo lavoro non è il rapporto tra quante cose fai e il tempo che impieghi, ma è proporzionale al completamento di attività di valore.

È importante che tu ti ripeta questa frase quando sarai tentato ad oberarti di lavoro.

Nella stima di un'attività, un altro fattore determinante è legato alla persona che la esegue. Se una persona impiega un dato tempo, un'altra potrebbe utilizzarne di più o di meno.
Questa considerazione vale anche quando una medesima attività è sempre svolta dallo stesso soggetto. Con la dovuta attenzione, noterai che impieghi meno tempo quando svolgi lo stesso compito la mattina, piuttosto che la sera (o viceversa). Vale lo stesso, se è sei stressato o meno.

Se sottostimi i tuoi compiti, dovrai eseguirli frettolosamente o sarai costretto a rimandarli.

Ti ritroverai a dover riprogrammare le attività e ad incastrarle tra quelle dei giorni successivi. Inoltre, potresti cadere preda della frenesia o, peggio, del panico e ciò comprometterebbe la tua serenità.

Energie, concentrazione e motivazione variano da soggetto a soggetto durante l'arco della giornata. Alcuni si concentrano meglio la mattina, altri la sera. Probabilmente sarà più impegnativo affrontare un compito fisico dopo pranzo e meno se programmato qualche ora prima di cena.

Domandati:

• In che momento della giornata, riesco ad applicarmi meglio?

• Quando ho più forze fisiche e mentali?

Comprendi il tuo flusso energetico e pianifica i tuoi impegni di conseguenza. Tieni i compiti più difficili quando sei al massimo delle energie e quelli meno impegnativi quando sei meno carico e, aggiungerei, meno motivato. Se la mattina sei poco ricettivo e predisposto all'ascolto, non fissare un meeting alle ore 9:00.

Passiamo al fattore stimoli. Riuscire a comprendere e prevedere il proprio grado di motivazione è un compito complesso. Ci sono troppi fattori che possono condizionarlo, ma se ci rifletti un pò sù, sono certo che troverai delle valide risposte. Se ad esempio, sei solito fare tardi il sabato sera, non programmare attività importanti la domenica mattina perché sarai scarico, assonnato e mal predisposto.

Allineare le attività con i tuoi flussi vitali, ti permetterà di dare di più con meno sforzo percepito. Sarai più soddisfatto e con ancora energie, ma ciò non deve essere la scusa per pretendere di più!

Non potrai essere al massimo delle tue energie e facoltà durante tutta la giornata. Quando le tue prestazioni diminuiranno, farai maggiore sforzo per portare avanti i compiti e, statisticamente, commetterai più errori.

Inoltre, l'uso eccessivo delle nostre facoltà porta nel tempo fiacchezza, stress e malumore. Ciò vuol dire che, non solo le attività giornaliere saranno condizionate, ma la tua produttività nei giorni a seguire.

Per questo motivo, è bene che tu eviti di pianificare troppe attività che richiedono un impegno fisico o mentale intenso nella stessa giornata.

Non pensare solo a quanto potresti produrre oggi, ma considera quanto potresti fare nei giorni, nelle settimane e nei mesi successivi se riuscissi a mantenere al meglio la tua salute mentale e fisica.

Come inizieresti una giornata zeppa di fastidiose e noiose attività? Penseresti che è un giorno di me*** (scusami il termine) e l'unica cosa che ti auguri, è che finisca presto.

Per tale motivo, voglio proporti una possibile soluzione. Etichetta ogni attività con una faccina sorridente 🙂, una neutrale 😐 ed una scontenta 😟 per indicare quanto sei motivato a farla.

In tal modo, ti sarà più semplice alternare, nella tua pianificazione giornaliera, attività piacevoli ad altre meno motivanti.

Questo ti permetterà di:

• Mantenere la motivazione durante la giornata: quando un'attività poco stimolante inciderà negativamente sul tuo umore, ecco che l'attività successiva riuscirà a ripristinare l'equilibrio.

• Avere una migliore predisposizione: accetterai di buon grado anche i compiti più noiosi, perché la giornata ti riserverà attività più interessanti e piacevoli. Per tal motivo ti consiglio di chiudere la pianificazione della giornata con qualcosa che sia leggero e di interesse.

• Alleggerire il reale carico dei nostri impegni: impiegherai le stesse energie, ma lo farai con una predisposizione e una percezione dello sforzo diversa. Affronterai meglio la giornata e preserverai il buon umore.

Pianificare è di per sé un lavoro che richiede tempo ed energie, oltre a competenze ed esperienza. Creare una pianificazione troppo dettagliata su un arco di tempo esteso è in generale controproducente perché:

• Ogni attività può subire ritardi e condizionare le tempistiche delle successive: un compito non concluso oggi, dovrà essere riprogrammato e sarà necessario, di conseguenza, rimodulare qualche altra attività. Più i compiti sono connessi tra loro, maggiore sarà lo sforzo per trovare una nuova quadra.

• É impossibile prevedere gli imprevisti (non si chiamerebbero tali): l'unica cosa certa è che accadranno e che in qualche modo sconvolgeranno i tuoi piani in maniera più o meno significativa. Esistono metodi che possono contenere i danni, ma non sempre funzionano e bisogna avere esperienza e competenza per applicarli con criterio.

• Le priorità cambiano: nuove condizioni ed accadimenti potrebbero far emergere nuove necessità, il che si traduce nel rivedere la pianificazione.

Pianifica quanto basta a tenerti sereno e ad assicurarti un discreto controllo sul tuo lavoro. Tieni sempre presenti i tuoi obiettivi e i passi per raggiungerli, ma decidi di farli solo quando è arrivato il momento.

C'è un tempo per essere produttivi e un tempo per riposare, godere delle proprie passioni e dei propri affetti.

Non devi mai permettere che i tuoi impegni si approprino prepotentemente della tua vita.

Non è salutare per te, ma nemmeno per chi ti sta vicino.

Metti dei chiari paletti alla tua attività, ai tuoi impegni e ai tuoi doveri.

Limitali in orari precisi della tua giornata e fa sì che non ti rendano loro schiavo. Se ti giunge un'email di lavoro la sera mentre guardi un film con tuo figlio, non leggerla. Se fosse urgente, saresti contattato per telefono!

Non rendere importante ciò che non lo è davvero e non privarti di tutto ciò che merita di essere vissuto.

Prendi sane abitudini e avrai più energie per tutte le attività della tua vita, più motivazione e meno stress.